Přijde nám samozřejmé, že truhláři velmi pomůže, když má ostré dláto a kvalitní hoblík na svém místě, takže ví, kam sáhnout, když je potřebuje. V duševních profesích však na podobnou starost o kvalitu a pořádek v nástrojích nedbáme a často je dokonce bagatelizujeme – blbec potřebuje pořádek, inteligent se vyzná i v nepořádku, že?
Totéž ale můžeme říci i o truhláři – dobrý truhlář bude nakonec umět opracovat dřevo i s tupým dlátem nebo velmi špatným hoblíkem. Na výsledku to ale bude znát a bude mu to trvat násobek času. Proč jsou v duševní práci nástroje tak shazovány?
1. Nevíme, co jsou naše nástroje
Za prvé je to proto, že vlastně nevíme, co těmito nástroji je. Naše zkušenost s duševní práci je historicky mělká a navíc tyto nástroje nejsou tak hmatatelné jako ostrost dláta. Patří mezi ně dobrý systém pro organizování naší práce – způsob uchovávání poznatků (informační a znalostní management), řízení času, úkolů, projektů. V širším slova smyslu pak také řízení sama sebe (řízení stresu, pozornosti, motivace), protože i my – nejen postupy a systémy – jsme součásti duševní práce.
V duševní práci se pořád domníváme, že se nějak “udělá sama”, když máme patřičné vzdělání a informace. Je to stejně absurdní, jako dát špičkovému truhláři tři kvalitní prkna, ale ne pilu – a myslet si, že je rozřízne jeho “expertíza”.
2. Starat se o nástroje není trend
Za druhé tyto nástroje bagatelizujeme proto, že starost o ně není obvykle příliš kulturně “trendy”. V práci se neodměňujeme za to, kdo má pořádek v emailech, ale kdo má nejvíce prodáno nebo první hotovo. Že z dlouhodobé perspektivy první těsně souvisí s druhým, přehlížíme.
3. Zaměňujeme systém za aplikaci
Nová generace technologicky nadšených mladých lidí se zase vše snaží řešit “novou apkou”. Ale dobrá aplikace je jen nepatrná (často ne příliš důležitá) část celého systému duševní práce, podobně jako není příliš podstatná konkrétní značka hoblíku – pokud tedy nekoupíme vyloženě šunt.
Přílišné zaměření na filozofii “řešením našich problémů je nejnovější aplikace” přináší do firem i našich osobních životů známý problém – draze nakoupíme programy (na řízení času, na CRM, řízení projektu, agilní metodologie, na knowledge management), ale nakonec jsou stejně na nic, protože je nikdo není ochoten používat. Proč? Často to není proto, že by jejich výběr byl nevhodný, ale protože jsme nepromysleli, nevyzkoušeli, nepřipravili vhodný SYSTÉM (tedy soustavu pravidel, postupů, zvyků), jak s touto aplikací pracovat.
Jeden konzultant, který se zaměřuje na změnu firemní kultury a se kterým se občas potkám, říká při těchto příležitostech pěkný bonmot, že totiž firemní změnu vám nikdy neprovede fakt, že koupíte do kanceláře ping-pongový nebo kulečníkový stůl. Podaří se jen tehdy, kdy smysl toho kulečníku vidí většina lidí v kanceláři, nejen předražený poradce, který to vymyslel. A že si ten kulečník půjde zahrát i šéf, a ostatní tak uvidí, že se to smí. Krátce řečeno – v systémech (i změnových projektech) se jedná o naše chování, očekávání, posouzení důležitého, nikoli primárně o hrací stoly a prostředky, kterými toto své chování realizujeme.
4. Zaměňujeme systém za byrokratická pravidla nebo systém vykazování práce
Doufám, že je jasné, že celou dobu nehovořím o systému, který by měl připravovat od praktického života odtržený metodik, ale o systému, který je životný a který je skutečně konsenzem expertů, kteří jej budou používat: každý pak jasně vidí, jak a v čem nám právě toto pravidlo slouží, jak se v dlouhodobé perspektivě osvědčí.
Ano, jsme u čtvrtého důvodu, proč jsou systémy duševní práce bagatelizovány: je to právě touto negativní zkušeností s příliš komplikovanými, nefunkčními, byrokratickými systémy, které jsou často spíše alibismem vedení nebo kolegů (ať je na koho hodit případný neúspěch) – takové systémy jsou tak spíše špatně maskovaným systémem bonzování nebo v lepším případě sice důležitým záznamem pro případné vyvození právní a expertní zodpovědnosti, což je sice důležité – takový záznam je cílem sám o sobě – ale se systémem, který má pomáhat duševní práci, nijak nesouvisí.
Když řekneme “systém” nebo “pravidla”, zježí se mnoha zaměstnancům vlasy na hlavě – přitom by naopak měli být rádi, že mají něco, co jim pomůže. Oni ale bohužel mají zkušenost přesně opačnou – každý další “systém”, který se někdo snažil implementovat, bylo jenom více zbytečností a zátěže. Je to přesně ta situace, jako by někdo nutil truhláře zatlouci hřebík pomocí stroje za deset milionů, který musí teprve naprogramovat. Když už jsme ho koupili, tak ať se používá, že? Navíc údržba toho stroje dobře živí celé jedno oddělení, a to se ho proto nikdy nevzdá… Náš truhlář dobře ví, že za zlomek času zvládne zabít hřebík kladivem za stovku.
5. Neuvědomujeme si individuální odlišnosti, které se musí odrazit v každém systému
Poslední důvod, proč význam systémů duševní práce bagatelizujeme, je fakt, že jsou vysoce individualizované – a proto neexistuje jedno univerzální, pro všechny vhodné řešení. Zdá se nám proto, že neexistuje vlastně žádné řešení.
V každém oddělení firmy bude fungovat něco jiného – protože pohled tohoto oddělení na práci, jeho cíle, ale i hodnoty jsou odlišné. Účetní prostě vždy budou ochotní užívat preciznějších systémů záznamů, do kterých nikdy nedonutíte rozběhané obchoďáky. A je to tak dobře. To ale neznamená, že nemůže existovat dobrý a funkční jednoduchý prodejní systém.
Na individuální úrovni pak platí totéž – jsme různí a proto potřebujeme různou míru kreativity, volnosti, nebo naopak podrobnosti, řízenosti. Ani jedna, ani druhá polarita však neznamená, že se můžeme obejít bez systému.
Zaměřme se na své nástroje
Nedávno zesnulý profesor Koutecký rád říkal – kde není řád, tam je neřád. Pamatujme na to. V oblasti duševní práce je totiž dobrý systém – pravidla, řád, pořádek – stejně důležitý jako v práci fyzické, ba často ještě důležitější – protože nepořádek není tak zjevný a nenutí nás do úklidu.
Setkávám se osobně se stovkami klientů – fyzických i firemních – a velmi dobře sleduji, jakou roli v jejich životech (práci) a problémech, které se mnou řeší, hraje přiměřená zorganizovanost nebo její absence. Jsou klienti, kteří nejsou zorganizovaní ani natolik, aby si uměli zapsat zápisky z našeho setkání nebo si opakovaně dokázali poznačit termín příštího setkání tak, aby jej nezapomněli.
To jsou samozřejmě extrémy – jsou ale dobrou ukázkou toho, jak taková osoba přistupuje i k organizování všeho ostatního, co důležité je a co má zásadní vliv na kvalitu jejího života. A tady je prostě potřeba často začít nebo přidat – na osobní, ale stejně tak na firemní úrovni, kde neorganizovanost často dosahuje podobné úrovně a kde je maskovaná za schopnost “improvizovat”. Ale pokud jste někdy byli v těsném kontaktu s herci, divili jste se, že za nejlepšími improvizačními vystoupeními jsou desítky hodin příprav, zkoušení, opakování – ano, že je za tím systém. Že improvizace je 5% a 95% je rutina. Domnívat se, že duševní práce (nebo herecký “bezprostřední fór”) funguje naopak, je naivní.
I proto se zabývám systémy duševní práce (tedy obecně tématem “produktivity”) a pomáhám s tím (na individuální úrovni, nikoli na úrovni firemní) svým klientům. Nikdy jsem téma produktivity nechápal jako odtažité technizování života – naopak, vždy jsem se setkával s jasnou evidencí, že je to neoddělitelná součást hlubokého umění života a že ani sebevětší vizionář nebude umět ze svého talentu realizovat vůbec nic, pokud nebude mít – dobrý systém, nástroje, zvyky a pravidla toho, jak tuto realizaci každodenně provádět.
Mgr. Dalibor Špok, PhD.
Zdroj: linkedin.com
